PPWR-Software oder Excel: warum Teams noch Excel nutzen und wo es bricht
Viele europäische Verpackungshersteller setzen die PPWR-Compliance noch in Tabellen um statt in einer eigenen PPWR-Software. Das überrascht nicht. Es ist eine Entscheidung für einen Arbeitsablauf, die einmal sinnvoll war und sich seitdem verfestigt hat. Interessant ist nicht, wie viele Teams so arbeiten, sondern die vier organisatorischen Muster dahinter und die sehr konkreten Momente, in denen jedes davon bricht.
Die folgenden Muster sind veranschaulichende, aus mehreren Fällen zusammengesetzte Beispiele, keine Fallstudien namentlich genannter Unternehmen. Sie beschreiben Arbeitsabläufe, die bei mittelgroßen Herstellern verbreitet sind, von einigen Dutzend bis zu mehreren hundert SKUs. Die Bruchstellen ergeben sich daraus, wie jeder Ablauf aufgebaut ist, und daraus, was die PPWR heute von Herstellern auf Anfrage verlangt.
Was „wir nutzen Excel“ wirklich bedeutet
Wenn ein Hersteller sagt, er „nutzt Excel für die Compliance“, meint er fast nie eine einzelne Tabelle. Er meint ein Netz: eine Masterdatei in SharePoint, einen E-Mail-Ordner für Lieferantenerklärungen, einen Aktenordner mit unterschriebenen PDFs und in der Mitte eine Person aus der Analyse, die sich in weniger als fünf Minuten in diesem Netz zurechtfindet. Zusammengehalten wird das Netz vom Arbeitsgedächtnis dieser Person.
Das funktionierte, oft jahrelang, weil die PPWR noch nicht galt, Lieferantenanfragen selten waren und Prüfungen, wenn es sie gab, eng gefasst waren. Seit dem 12. August 2026 gilt die PPWR, und keine dieser Bedingungen trifft mehr zu.
Muster 1 — Die markenübergreifende Arbeitsmappe
Der Aufbau. Eine Excel-Masterdatei in SharePoint. Darunter die SKU-Zeilen, rechts die Markenspalten (Marke A, Marke B, Marke C). Die Markenverantwortlichen pflegen jeweils ihre eigene Spalte. Die Compliance-Leitung fasst alles wöchentlich in einem Übersichtsblatt zusammen.
Warum es funktionierte. Kein neues Tool, das beschafft werden muss. Alle kennen Excel. Eine Datei, eine verlässliche Quelle, eine wöchentliche Zusammenfassung. Gegenüber dem CFO gut zu vertreten.
Wo es bricht. Mit wachsender SKU-Zahl und mehr Bearbeitenden wird die Datei langsamer, Speicherkonflikte werden zur Routine, und die Arbeitskopie wird zur „Version, die gerade jemand anderes geöffnet hat“. Trifft eine Anfrage der nationalen Behörde ein, während die Datei von einem Markenverantwortlichen gesperrt ist, der vor zwei Wochen gegangen ist, fehlen nicht die Daten. Das Problem ist, dass niemand sie abrufen kann.
Muster 2 — E-Mail als Workflow
Der Aufbau. Ein Lieferant schickt eine PFAS-Erklärung als PDF an ein gemeinsames Compliance-Postfach. Das Postfach hat Regeln: Betreff enthält „PFAS“ → Ordner. Der Ordner hat Unterordner nach Jahr, Quartal und Lieferant.
Warum es funktionierte. E-Mail nutzt jeder. Lieferanten müssen kein neues Tool lernen. PDFs wirken „prüfungsfertig“, weil sie unterschrieben und datiert sind.
Wo es bricht. Bei übergreifenden Abfragen. Verlangt eine Behörde die PFAS-Nachweise für alle SKUs mit Lebensmittelkontakt, kann das Ordnersystem, das nach Datum und Lieferant statt nach SKU sortiert, nicht schnell antworten. Jemand muss die Anhänge einzeln öffnen. Nach Artikel 15 Absatz 10 sind Unterlagen, die eine nationale Behörde anfordert, innerhalb von 10 Tagen vorzulegen. Ein Team, das den Großteil dieser Zeit allein für die Suche braucht, hat kaum noch Zeit, sie zu prüfen.
Excel scheitert selten an kaputten Formeln. Es scheitert, wenn die eine Person, die weiß, wo die Daten liegen, nicht im Büro ist.
Muster 3 — Der Compliance-Ordner
Der Aufbau. Ein Aktenordner, physisch oder als PDF. Jede SKU hat einen eigenen Abschnitt. Er enthält das Spezifikationsblatt, das Zertifikat zum Rezyklatanteil, die PFAS-Erklärung, die Lieferantenbestätigung und die EU-Konformitätserklärung.
Warum es funktionierte. Greifbar, juristenfreundlich, und jede SKU wirkt für sich vollständig.
Wo es bricht. Bei Aktualisierungen. Ändern sich die Regeln, muss jeder betroffene Abschnitt neu geprüft werden. Die PFAS-Grenzwerte der PPWR sind das aktuelle Beispiel: Seit dem 12. August 2026 müssen Verpackungen mit Lebensmittelkontakt unter 25 ppb für jedes einzelne PFAS, unter 250 ppb für die Summe der PFAS und unter 50 ppm für alle PFAS bleiben (Artikel 5 Absatz 5). Jeder Abschnitt zu Lebensmittelkontakt, der auf einer älteren Lieferantenerklärung beruht, muss mit diesen Werten abgeglichen werden. Bei einem angenommenen Portfolio von 380 SKUs und fünf Minuten pro Prüfung sind das mehr als 31 Arbeitsstunden, die kaum ein Team übrig hat. Der Ordner bleibt, veraltet aber unbemerkt, und das fällt erst auf, wenn jemand auf das Datum des Dossiers schaut.
Muster 4 — Der unersetzliche Wissensträger
Der Aufbau. Eine Person weiß, wo alles liegt: die Excel-Masterdatei, der E-Mail-Ordner, der Compliance-Ordner, das gemeinsame Laufwerk, die Datenquellen der Subunternehmer. Sie beantwortet jede Compliance-Frage in wenigen Minuten.
Warum es funktionierte. Diese Person ist wirklich gut. Sie hat das System aufgebaut, sie pflegt es, und alles läuft über sie.
Wo es bricht. Sie geht in Urlaub. Sie wird befördert. Sie verlässt das Unternehmen. Das Wissen des Unternehmens geht mit ihr, und die Nachfolge braucht Wochen, um zu rekonstruieren, was im Arbeitsgedächtnis lag. Kommt in dieser Zeit eine Behördenanfrage, existiert das Dossier nur im Kopf einer Person, die nicht mehr da ist.
Der Moment, in dem Excel tatsächlich bricht
Über alle Muster hinweg liegt der Fehler selten darin, dass „die Excel-Formeln kaputt sind“. Die Bruchstellen sind konkret und wiederholen sich.
- Personalwechsel. Der unersetzliche Wissensträger fällt aus; die Nachfolge findet sich im Netz nicht zurecht.
- Speicherkonflikt oder Dateisperre. Die Master-Arbeitsmappe ist genau dann nicht zugänglich, wenn eine Behördenanfrage eintrifft.
- Suche dauert zu lange. Das Lieferantendossier existiert, lässt sich aber in der verfügbaren Zeit nicht finden und prüfen.
- Veraltete Daten nach einer Regeländerung. Niemand hatte die Kapazität, bestehende Daten zu aktualisieren, und dass sie veraltet sind, zeigt sich erst, wenn jemand danach fragt.
Die vier Auslöser, die Teams von Excel wegbringen
Teams, die auf eine strukturierte Compliance-Plattform wechseln, tun das selten, weil man ihnen Automatisierung verkauft hat. Meist wechseln sie, weil einer von vier sehr konkreten Auslösern eintritt.
- Der Auslöser „gescheitertes Audit“. Eine Kontrolle oder ein Kundenaudit läuft schlecht. Nacharbeiten, mögliche Rezepturänderungen und, sobald die nationalen Sanktionsvorschriften stehen (fällig bis 12. Februar 2027, Artikel 68), Bußgelder machen aus Schmerz Dringlichkeit.
- Der Auslöser „Personalwechsel“. Der unersetzliche Wissensträger geht oder wechselt die Stelle. Die Nachfolge weigert sich, „das System“ zu übernehmen, und verlangt einen strukturierten Ersatz als Bedingung für die Übernahme der Rolle.
- Der Auslöser „Behördenanfrage“. Eine Behörde verlangt ein bestimmtes Dossier, und das Compliance-Team braucht Tage für eine Antwort, die ein strukturiertes System in Minuten liefern würde. Die Entscheidung für den Wechsel fällt oft noch in derselben Woche.
- Der Auslöser „Frage der Geschäftsleitung“. Der CFO fragt: „Wie hoch ist unser Portfoliorisiko in Zahlen?“ Die Antwort passt nicht in eine Excel-Zusammenfassung. Das ist der sauberste Auslöser, weil er vor einem Audit kommt und nicht danach.
Was Sie diese Woche tun können
Wenn Ihr Compliance-Ablauf einem der vier Muster oben entspricht, und das tun viele, oft sogar mehreren zugleich, sind drei Schritte in den nächsten sieben Tagen mehr wert als jede Plattformbewertung.
- Machen Sie eine Tag-1-Übung mit Ihrem eigenen Portfolio. Wählen Sie eine realistische Behördenfrage, etwa „Zeigen Sie mir die PFAS-Nachweise für SKU X im Abgleich mit den Grenzwerten aus Artikel 5 Absatz 5“, und stoppen Sie die Zeit bis zur Antwort. Liegt die Antwort nicht am selben Tag vor, werten Sie das als Zeichen, dass der Abruf der Daten nicht funktioniert.
- Finden Sie Ihren unersetzlichen Wissensträger. Wenn eine Person morgen gehen und den Großteil des Wissens mitnehmen könnte, ist sie Ihr größtes Einzelrisiko. Dokumentieren Sie innerhalb von dreißig Tagen, was sie weiß, unabhängig von Plattformentscheidungen.
- Bilden Sie Ihren Datenfluss ab. Wo kommen Lieferantendaten herein? Wo werden sie abgelegt? Wie werden sie abgerufen? In den Mustern oben sind die meisten Fehler Abruffehler, keine Erfassungsfehler. Die Daten existieren; sie sind in der verfügbaren Zeit nur nicht erreichbar.